おはようございます！ムッシュです！ 今回は「正しい仕事の減らし方」というテーマを語っていきます！
「もっと生産性を上げなきゃ」と思ったとき、多くの人は「何を新しく始めるか」を考えがちです。でも実は、生産性を上げるための一番の近道は、「新しく何かを始めること」ではなく、「今やっていることをどう減らすか」だったりします。今日はその「正しい仕事の減らし方」について、私なりの考えを整理してみます。
生産性を上げるには、生産性の低い仕事から辞めること
いきなり結論から言ってしまうと、生産性を上げるための一番の方法は「生産性の低い仕事をやめること」です。当たり前のようですが、これが意外とできていない人・組織が多いように感じます。
ビジネスの世界には「パレートの法則（80:20の法則）」という考え方があります。これは、成果の80%は、全体のうちわずか20%の仕事から生まれている、という経験則です。
裏を返せば、残りの80%の仕事は、成果への貢献度がそれほど高くない、ということでもあります。多くの人は「頑張って全部の仕事を効率化しよう」と考えがちですが、本当に効果があるのは、「そもそも成果につながっていない仕事を、思い切ってやめる」ことなんですよね。新しいツールを導入したり、作業スピードを上げたりする前に、「この仕事、そもそも本当に必要なんだっけ？」と疑ってみる視点が大切です。
企業理念があった方が減らしやすい
「じゃあ、どの仕事を減らせばいいの？」という話になると、多くの人がここで手が止まります。なぜなら、判断基準がないと、「これも大事な気がする」「あれも誰かの役に立っている気がする」と、なんとなく全部残してしまいがちだからです。
ここで役に立つのが「企業理念」です。企業理念とは、その会社が何のために存在し、何を大切にしているかを言葉にしたものです。
理念という「モノサシ」があれば、目の前の仕事に対して「これは理念に沿っているか？」というシンプルな問いを立てられるようになります。理念に沿っていない仕事、あるいは理念の実現にあまり貢献していない仕事は、心置きなく減らす対象にできる。逆に理念がないと、「なんとなく続いているから」「昔からやっているから」という惰性だけで、仕事がどんどん積み上がっていってしまいます。時代と共にできること、できないことはドンドン変わってます。昔はできなかったことが今では簡単に出来ているなんてよくあることです。やり続けていることの理由が「昔からやってきたから」なら減らす仕事候補筆頭ですね
個人であっても同じです。「自分は何のために働いているのか」「何を大事にしたいのか」という軸を持っておくと、仕事を減らす・断る判断がぐっとしやすくなります。
逆に必要性を感じなかったものでも理念の実現に必要不可欠なら多少手間でも減らしてはいけません。
時間と労力は有限
そもそもの話ですが、私たちの時間と労力には限りがあります。1日は24時間しかありませんし、集中力や体力にも限界があります。この当たり前の事実を意外と忘れがちです。
「頑張ればなんとかなる」「もう少し効率化すれば全部こなせる」——そう考えて仕事を積み増し続けた結果、キャパシティを超えてしまい、結局どの仕事の質も中途半端になってしまう。何か１つでもうまくいかないのがあれば全てが崩れる、これでは本末転倒です。
全てが奇跡的に上手くいったときだけ期限に間に合うという謎のスケジューリングを組む人がかなり多い印象ですｗｗ
限られた時間と労力を、成果につながる20%の仕事に集中させるためには、まず「何かをやめる」「何かを手放す」という決断が欠かせません。新しいことを始める前に、まず何を手放すかを考える。この順番を間違えないことが、本当の意味での生産性向上につながるのだと思います。
正しい仕事の減らし方、4つの視点「ECRS」
「言いたいことはわかったけど、具体的にどう減らせばいいの？」という方のために、業務改善の世界でよく使われる「ECRS（イー・シー・アール・エス）」という4つの視点を紹介します。
- Eliminate（排除）：その仕事、そもそもやめられないか？ 一番効果が大きいのがこの視点です
- Combine（結合）：複数の作業を1つにまとめられないか？ 似たような作業をバラバラにやっていないか見直します
- Rearrange（交換）：順番や担当者を入れ替えることで、もっと効率化できないか？
- Simplify（簡素化）：もっとシンプルなやり方に変えられないか？ 複雑な手順を簡単にできないか考えます
この4つを、この順番（E→C→R→S）で検討していくのがポイントです。まず「そもそもやめられないか」を最初に考えることで、無駄な効率化の努力を避けられます。
管理職にやる気がないと絶対できない
そもそもですが仕事を減らすというのは管理職レベルでないとできません。当然仕事を減らしたことで何かトラブルが起きた場合管理職の責任になります。それがイヤで現状維持という判断をしているケースも多数あるでしょう。
管理職といえどさらに上の役職の人の判断を仰ぐ必要もあります。やはり理念がちゃんとしてると会社全体での共通認識となるためコミュニケーションがスムーズになりますね
あと現場での仕事を減らそうとしても管理職の人が直接関わっていない仕事もあるでしょう。するとその仕事を辞めても良いかの判断ができないか、シンプルにやる気（仕事を減らす気持ち）がないから変わらないという事もあります。中には仕事を減らす＝サボりという安直な考えを持っている人もいます。前述しましたが重要度の低い仕事を減らすのでむしろサボれなくなるんですけどね。昭和の部活で水飲んだらサボってるという謎の価値観に近しいものを感じます。
まとめ
- 生産性を上げる一番の近道は、新しいことを始めるより「生産性の低い仕事をやめること」。成果の80%は全体のわずか20%の仕事から生まれているとされる
- 企業理念という判断基準があると、「この仕事は続けるべきか」を感情論ではなく一貫した軸で判断できるようになる
- 時間と労力は有限であり、限られたリソースを成果につながる仕事に集中させるには、まず何かを手放す決断が欠かせない
- 具体的な減らし方としては、「Eliminate(排除)→Combine(結合)→Rearrange(交換)→Simplify(簡素化)」のECRSの順番で見直すのが効果的
「仕事を減らす」というと、サボっているようでなんとなく罪悪感を感じる人もいるかもしれません。でも本当は逆で、成果につながらない仕事を減らすことこそが、本当に大事な仕事に全力を注ぐための、一番建設的な選択なんですよね。
みなさんの職場や個人の仕事の中で、「これ、実はやめてもいいのでは」と思うものはありますか？ コメント欄で教えてもらえると嬉しいです。
それでは、また次回！
※この記事は筆者個人の見解であり、特定の経営手法を保証するものではありません。組織の状況に応じて、専門家のアドバイスもあわせてご検討ください。
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