おはようございます！ムッシュです！ 今回は「残業ゼロで成果を出すコツ」というテーマを語っていきます！
「毎日忙しいのに、なぜか仕事が終わらない」「頑張っているはずなのに、いつも定時を過ぎてしまう」——そんな悩みを抱えている方、多いんじゃないでしょうか。今日は、私が実践している「仕事を早く終わらせるコツ」を3つに絞ってお伝えしていきます。
仕事の優先順位をつけ、下位は任せる
まず一番大事なのが、すべての仕事に同じ熱量で取り組まないことです。当たり前のようですが、これができていない人は本当に多いです。
朝一番に、その日抱えている仕事をざっと洗い出して、「重要度」と「緊急度」で優先順位をつけます。そして、優先順位が低い仕事については、思い切って人に任せることを検討しましょう。
ここで大事なのは、「任せる」ことに罪悪感を持たないことです。「自分でやった方が早い」「人に頼むのは申し訳ない」と思ってしまう人は多いですが、その考え方こそが、仕事が終わらない一番の原因だったりします。優先度の低い仕事に自分の時間を使ってしまうと、本来集中すべき重要な仕事に手が回らなくなり、結果的に全体の完了が遅れてしまいます。
任せられる仕事は積極的に周囲に振り、自分は優先度の高い仕事に集中する。この「選択と集中」ができるかどうかで、1日の仕事の進み方は大きく変わってきます。
当然ですが部下がいなかったり、重要度の低い仕事さえ任せられない人しかいないという残念な職場の場合は使えません（笑）部下や周りの人にどこまで任せられるのかという人の力量を見抜く力やそもそものコミュニケーションを取っていないとデキないでしょう
即レスは基本中の基本
2つ目のコツは、連絡への反応速度です。メールやチャットへの返信は、できる限り即座に行うことを心がけましょう。
「即レス」がなぜそれほど重要なのか。それは、返信を後回しにすればするほど、その案件が「未完了のタスク」として頭の片隅に残り続けてしまうからです。人間の脳は、未完了のことを気にかけ続けるようにできていると言われています。返信していないメールが積み重なると、それだけで無意識のうちに集中力が削られてしまうんですね。
さらに、即レスには相手を待たせないというメリットもあります。相手からの返信待ちで仕事が止まってしまうことは、ビジネスの現場ではよくあることです。自分がボトルネックになって、周囲の仕事の進行を止めてしまうのは避けたいですよね。届いた連絡にはその場で目を通し、少なくとも「確認しました、追って対応します」の一言だけでも早く返す。これだけで、仕事全体のスピード感がまったく違ってきます。
よくキャッチボールに例えられますが自分でボールを持ち続けることをせずにすぐに次の人や相手に渡すことを習慣づけるのが大事という事です。仕事しているとボールは1つだけではありません。複数のボールが飛び交っているためボールを持ったままだと次に違うボールが来たときにうまくキャッチできないのです。２つならまだ大丈夫かもしれませんが3つ4つ５つとなったらもう無理ですよね（笑）
重要度の低いことは辞めるか、頻度を少なくする
3つ目は、そもそも「やることの数を減らす」という発想です。優先順位をつけて他人に任せる、というのは前述の通りですが、それとは別に、「そもそもやる必要があるのか」を疑ってみることも大切です。
たとえば、慣習で続けている定例会議、誰も見ていない日報、形骸化した報告作業など、重要度が低いのに続けているだけの仕事は、意外とたくさんあります。こうした仕事は、思い切って辞めてしまうか、頻度を減らす（毎日を週1回にする、毎週を月1回にするなど）ことを検討してみましょう。
「昔からやっているから」「一応やっておいた方が安心だから」という理由だけで続いている仕事は、見直すだけで確実に時間を生み出せる部分です。優先順位をつけて任せることと、そもそも減らすこと。この2つはセットで考えると、より効果を発揮します。
まとめ
- 仕事には優先順位をつけ、重要度・緊急度の低い仕事は積極的に周囲に任せる
- メールやチャットへの返信はできる限り即座に行い、未完了のタスクを頭に残さないようにする
- 重要度の低い仕事は、思い切って辞めるか頻度を減らし、そもそもの仕事量自体を減らす
仕事を早く終わらせるコツは、特別なテクニックというより、「何にどれだけ時間を使うか」を意識的にコントロールすることに尽きると思います。今日からできることばかりなので、ぜひ一つずつ試してみてください。
みなさんが実践している「仕事を早く終わらせるコツ」があれば、ぜひコメント欄で教えてください！
それでは、また次回！
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